So beseitigen Sie Projektrisiken …

Jedes Projekt birgt Risiken. Und Risiken muss die Projektleitung (er)kennen und Gegenmassnahmen für jene mit grösseren Auswirkungen und hoher Eintrittswahrscheinlichkeiten vorbereiten.

Für überschaubare Risiken reichen meist präventive Vorkehrungen aus; bei Grossrisiken ist die Planung von Korrekturmassnahmen zwingend. Auch ist es möglich, Projektrisiken abzuwälzen – beispielsweise mittels Vertrag an den Auftraggeber oder an eine Versicherungsgesellschaft.  Weiterlesen →

Arbeiten mit Kanban: Mehr Fokus, weniger Verzettelung

Ziel der Arbeitsweise nach Kanban ist, die Durchlaufzeit einzelner Aufgaben zu verbessern. Dies ist möglich, wenn parallele Aufträge reduziert werden und sich Mitarbeitende stattdessen fokussieren.

Probleme und Engpässe werden mittels Kanban schneller sichtbar, da unangenehme Arbeiten kaum mehr aufgeschoben werden können und der Arbeitsstand für alle transparent ist.

Kanban-Board

Visualisieren Sie Prozessschritte für alle Mitarbeitenden auf einem Kanban-Board. Jeder Auftrag wird auf einem Post-it-Zettel notiert und durchquert das Kanban-Board von links nach rechts.  Weiterlesen →

Engpasstheorie: Die 3 wesentliche Kennzahlen für Unternehmen

Punktuelle Verbesserungen in Unternehmen und Organisationen nützen wenig, so die Ansicht vom Physiker Eliyahu Goldratt. Basierend auf der Systemtheorie entwickelte er 1997 die Engpasstheorie (Theorie of Constraints [ToC]). Drei wesentliche Kennzahlen sind ein wichtiger Teil davon. Optimierungen jeglicher Art müssen zumindest eine der Parameter positiv beeinflussen.

Betrachten wir eine Organisation als System mit unterschiedlichen Bereichen wie Produktion/ Dienstleistung, Marketing und Finanzen. Die Unternehmensbereiche lassen sich in einer Prozesskette gliedern. Sie sind direkt oder indirekt voneinander abhängig. Entsprechend ist das Gesamtsystem nur so gut, wie das schwächste Glied. Daher verpuffen Verbesserungen in leistungsstarken Bereichen – ohne das Gesamtergebnis positiv zu beeinflussen. Das Gesamtsystem wird nur besser, wenn die Limitierung des Systems (Engpass) geschickter gesteuert und optimiert wird.  Weiterlesen →

Führen oder coachen: Wie Sie situativ richtig entscheiden

Coaching ist eine Form der Personalentwicklung. Dabei hilft die Führungskraft seinen Mitarbeitenden dabei, herauszufinden und nachhaltig zu lernen, wie sie ihre Aufgaben und Probleme selber lösen können.

Der Coach, die Führungskraft, nimmt dabei die Haltung des Nicht-Wissenden ein. Hauptaufgabe des Chefs ist das Fragen, ohne dabei das Problem zu lösen.

Mit Hilfe der Fragen, sollen die Mitarbeitenden selbst mögliche Lösungsvarianten ableiten – «ihre Lösungen». Dies steigert die Akzeptanz, motiviert und steigert das Selbstbewusstsein der Mitarbeitenden.  Weiterlesen →

Wie Sie Projekte sauber abgrenzen

Projekte brauchen Grenzen. Die Systemtechnik hilft der Projektleitung, das Projekt und dessen Abhängigkeiten zu visualisieren. Zugleich zeigt es Risiken auf und bietet die Grundlage, um Synergien zu nutzen.

Um Diskussionen und Streitigkeiten über den Projektumfang im Projektverlauf zu reduzieren, hilft es, das Projekt klar abzugrenzen.  Weiterlesen →

5 Gründe, warum sich Prozessmanagement im Pflegedienst lohnt

Checklisten und Prozessbeschreibungen sind wertvolle Hilfsmittel für eine konstante Qualität im Spital, Pflege- und Altersheim sowie der Spitex.

Die Arbeit mit Prozessen bringt folgende Vorteile:

  1. Standards und Regelungen sichern konstante Qualität und sind integraler Bestandteil aller Prozesse
  2. Klar geregelte Arbeitsabläufe mit Verantwortlichkeiten und den nötigen Kompetenzen
  3. Von Verbesserungen innerhalb eines Prozesses profitieren alle Betroffenen unmittelbar (kontinuierliche Verbesserung)
  4. Einheitliche Struktur ermöglicht neuen Mitarbeitenden, sich rasch einzuarbeiten. Zudem sind die Abläufe transparent, was wiederum das Vertrauen und Mitdenken fördert.
  5. Erfahrungen und Wissen von Mitarbeitenden werden gesammelt und sind für alle zugänglich.

Können Sie es sich leisten, diese Vorteile ausser Acht zu lassen?

Was agile Unternehmen auszeichnet

Unternehmungen sind komplexe Systeme, welche sich schwer mit starren Strukturen lenken lassen. Zu viel Zeit geht mit Konzepten verloren, welche häufig auf Annahmen basieren. Agile Unternehmen planen modular, sammeln Markterfahrung und verbessern zeitnah.

Ein Unternehmen zu führen ist anspruchsvoll, da es unterschiedlichen – und teilweise widersprüchlichen – Anforderungen genügen muss. Gewinn maximieren und ökologisch handeln ist einer von vielen Interessenkonflikten, für welche das Management Kompromisse suchen muss.  Weiterlesen →

Standards etablieren: Bessere Qualität und stetige Verbesserung

Patienten sind keine Ware. Es ist unmöglich, Menschen zu «standardisieren». Standardisierung. Besonders im Gesundheitswesen ist das Wort bei vielen ein Dorn im Auge. Zu unrecht, denn Standards sorgen für bessere Qualität und ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung der Prozesse im Spital, Heim und der Spitex.

Unbestritten ist, dass eine Organisation aus Fehlern lernen und besser werden muss. Standards ermöglichen, schnell und wirksam zu lernen. Dies, da alle Mitarbeitenden mit denselben Standards und Prozessen arbeiten. Infolge dessen kann die Prozessverbesserung eines Mitarbeiters sofort für alle Mitarbeitenden genutzt werden.  Alle Kunden/Patienten profitieren zeitnah von der Verbesserung und nicht nur, wer Glück hat und vom jeweiligen Mitarbeitenden betreut wird. Die Qualität ist stabil und steigt kontinuierlich.

Standards helfen der Gesamtorganisation, die Qualität zu stabilisieren und mittels kontinuierlicher Prozessverbesserung zu optimieren.

Featureliste kürzen

Wer eine Applikation entwickelt, sitzt vor einem Berg an Anforderungen. Um die Liste zu kürzen, gibt es unterschiedliche Ansätze.

Sebastian Munz und Julia Soergel empfehlen in ihrer Diplomarbeit (PDF-Datei) zum Thema «Agile Produktentwicklung im neuen Web» sich konsequent folgende Fragen zu stellen:

  • Existiert eine kreative Lösung, mit der der Anwender unter Verwendung vorhandener Funktionalitäten das Problem selbst lösen kann?
  • Schafft das Feature wertvollen Nutzen nicht nur für einzelne Anwender?
  • Steht das Feature in Einklang mit der Produktvision?
  • Welchen Effekt hat das Feature aufs Ganze? Zieht die Implementierung weiterer Fea- tures nach sich, eine sogenannte Loop (dt. Schleife)?
  • Ist das Team technisch, organisatorisch und finanziell in der Lage, das Feature umzu- setzen? Möglicherweise müssen zu große Features auf mehrere kleine verteilt werden.

Ich denke, die Punkte decken das Wesentliche ab. Erwähnenswert scheint mir jedoch, dass die Produktvision eines Unternehmens einen Ertragsüberschuss vorsieht – ansonsten ist es ein Hobby.

Situativ führen, um Mitarbeitende zu entwickeln

Jeder Mensch ist einzigartig. Entsprechend ist es ungeschickt, wenn Mitarbeitende auf die gleiche Art geführt werden. «Situativ führen» ist ein Führungsansatz, welcher in diesem Beitrag kurz vorgestellt wird.

Entwickelt wurde «Situativ führen» von Paul Hersey und Ken Blanchard. Der Ansatz ist insofern interessant, da er die Individualität der Menschen berücksichtigt. Bei der klassischen Führungslehre gibt es zumeist ein Führungsstil für alle Pflegenden wie beispielsweise kooperativ, autoritär oder laissez-faire.

Mitarbeitende sind unterschiedlich selbstständig

Die Pflegenden werden individuell für relevante Einzelaufgaben in Reifegrade (Selbstständigkeitsgrad) eingeteilt. Dafür gibt es vier Stufen:  Weiterlesen →

Projektmanagement: Wie Sie 2 häufige Probleme lösen

Wer Projekte leitet, muss Probleme lösen und präventiv Massnahmen ergreifen, um diese zu verhindern. Zwei häufige Exemplare beschreibe ich in diesem Artikel – mit unterschiedlichen Lösungsvarianten.

1. Top Qualität, gratis und gestern

Das magische Dreieck des Projektmanagements ist für die Gespräche mit den involvierten Parteien ein Wunderwerkzeug. Es ist einfach verständlich und kann visualisiert werden: Qualität/Umfang, Kosten und Termin stehen in Abhängigkeit zueinander. Maximal zwei Punkte können fixiert werden, der dritte Punkt muss flexibel bleiben – ansonsten steigt das Risiko des Scheiterns massiv an.  Weiterlesen →

Wie Sie Probleme im Pflegealltag wirksam anpacken

Wenn Menschen zusammenarbeiten, gibt es Reibungspunkte. Je komplexer die Organisation, desto herausfordernder die Probleme. Viele Pflegedienste arbeiten 24 Stunden und nehmen täglich neue Probleme und Herausforderungen in Angriff. Um Probleme im Pflegealltag zu lösen, müssen Sie klug entscheiden.

Wirksame Entscheidungen treffen

Wer ein Problem lösen will, muss Entscheidungen treffen. Zumindest muss ich mich für oder gegen eine Lösung entscheiden. Damit Sie künftig richtig entscheiden, hier eine kurze Anleitung für die wichtigsten Schritte zur wirksamen Entscheidung:

  1. Problem bestimmen: Formulieren Sie das Problem schriftlich (kurz und prägnant; jede Partei aus seiner Sicht). Oftmals gibt es bereits bei der Problembeschreibung Differenzen. Einigen Sie sich auf eine Problembeschreibung (oftmals eine zusammen neu formulierte Version, auf Basis der individuellen Problembeschreibung).  Weiterlesen →

Einfache Prozesse sorgen für Klarheit im Pflegealltag

«Einfache Lösungen sind gute Lösungen. Komplexe Lösungen bevorteilen jene, die wissen, wie man sie für sich ausnützen oder umgehen kann.» – Kurt Schiltknecht

Das Zitat aus dem aktuellen NZZ Folio trifft auch auf das Prozessmanagement im Pflegedienst zu.

Bei komplexen Abläufen entwickeln Sie besser unterschiedliche Prozessvarianten als einen komplizierten Prozess.  Weiterlesen →

«Unser Pflegedienst soll Vorbild sein» – Franziska Berger und Janine Härtsch im Interview

Im Herbst 2013 übernahm Franzika Berger die Pflegedienstleitung im Spital Bülach. Seit Januar 2014 unterstützt sie Janine Härtsch als Stellvertreterin. Im Interview sprechen die beiden Pflegefachfrauen über regionale Unterschiede im Gesundheitswesen, Entwicklungen in der Pflege und die Freude am schönen Pflegeberuf.

Um 11 Uhr begrüsst mich Franziska Berger am Empfang und führt mich in ihr Büro, in welchem ein ergonomischer Schreibtisch auf Bauchhöhe steht. Janine Härtsch stösst hinzu und setzt sich neben mich an den Sitzungstisch.  Weiterlesen →

10 Gesetze der Einfachheit

«Vollkommenheit entsteht nicht dann, wenn man nichts mehr hinzufügen kann, sondern, wenn man nichts mehr wegnehmen kann.»
Antoine de Saint-Exupéry

John Maeda ist Professor am Massachusetts Institute of Technology und formulierte im Buch «10 Laws of Simplicity» folgende zehn Gesetze der Einfachheit:

  1. Reduktion: Sorgfältig reduzieren ist die einfachste Art, um Einfachheit zu erreichen. Alles, ist (kurzfristig) einfach; Reduktion ist anspruchsvoll. Als Hilfe dient «SHE»: shrink (schrumpfen), hide (verbergen) und embody (enthalten). Beispiel? Besuchen Sie Google.
  2. Organisation: Ordnen Sie sinnvoll, was übrig bleibt. Hier hilft «SLIP»: sort (ordnen), label (benennen), integrate (zusammenfassen, gruppieren) und prioritize (priorisieren).  Weiterlesen →

Skill- und Grade-Mix: Hierarchie in der Pflege

Zum Thema «Hierarchie in der Pflege» fand letzte Woche das 15. Netzwerktreffen «Skill- und Grade-Mix» statt. Nachfolgend meine Erkenntnisse des Treffens.

Organisation der Pflegeexpertise in der UPK Basel

Franziska Rabenschlag, Pflegewissenschaftlerin der Universitären Psychiatrischen Klinik Basel (UPK), führt zurzeit das neue Organisationsmodell der Pflegeexpertise ein und berichtete vom aktuellen Stand.

Das Projekt verfolgt das Ziel, die Pflege-Fachverantwortlichkeit zu klären und diese in der Hierarchie der Kliniken einzubetten. Weiter soll das Projekt einen Beitrag zum strategischen Ziel «Qualitätsführerschaft» leisten und die neuen Bildungsabschlüsse der Pflege berücksichtigen.  Weiterlesen →

Prozessmanagement: 10 Prinzipien für wirksame Abläufe

Geschickt organisierte Organisationen sind im Vorteil: Sie sind schnell, leben einen hohen Qualitätsstandard und liefern zuverlässig. Wirksame Prozesse können einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sein. Welche 10 Prinzipien Sie befolgen müssen, damit dies gelingt, erfahren Sie jetzt.

Prinzip 1: Kontrollen vereinfachen

Kontrollen bilden oftmals Engpässe, da sie beispielsweise von einer hierarchisch höheren Stelle übernommen werden (z.B. die Genehmigung von einem Dokument).

Hilfreich ist, möglichst viele Kontrollprozesse in bestehende Tätigkeiten zu integrieren und somit als Selbstkontrolle zu gestalten.  Weiterlesen →

Skill- und Grade-Mix: Die Pflege ist nur der Anfang

Delegieren ist das Wort des 21. Jahrhunderts im Gesundheitswesen. Preiswert soll sie sein, die medizinische Versorgung. Günstig und gut. Die Aufgabenverteilung in der Pflege wurde darum in den letzten Jahren neu strukturiert. Nun müssen die restlichen Berufsgruppen mitziehen, um gemeinsam die Ziele zu erreichen.

Der Personal-Mix im Pflegedienst (Skill- und Grade-Mix) wurde in den letzten Jahren grundsätzlich überarbeitet und verbessert. Es muss klar sein, wer, mit welchem Bildungshintergrund und Kompetenzen, welche Aufgabe erledigt.

Nun geht es einen Schritt weiter: Da auch andere Berufsgruppen unter Kostendruck stehen, besteht die Gefahr, dass unkontrolliert Aufgaben an die Pflege delegiert werden. Ein Gesamtkonzept fehlt. Weiterlesen →