Wer Projekte leitet, muss Probleme lösen und präventiv Massnahmen ergreifen, um diese zu verhindern. Zwei häufige Exemplare beschreibe ich in diesem Artikel – mit unterschiedlichen Lösungsvarianten.
1. Top Qualität, gratis und gestern
Das magische Dreieck des Projektmanagements ist für die Gespräche mit den involvierten Parteien ein Wunderwerkzeug. Es ist einfach verständlich und kann visualisiert werden: Qualität/Umfang, Kosten und Termin stehen in Abhängigkeit zueinander. Maximal zwei Punkte können fixiert werden, der dritte Punkt muss flexibel bleiben – ansonsten steigt das Risiko des Scheiterns massiv an.
Lösungsvorschlag: Kunde muss Qualität/Umfang, Kosten und Termin priorisieren
Legen Sie bereits bei Projektbeginn fest, bei welchem Punkt der Kunde flexibel ist. Idealerweise priorisiert der Kunde die drei Punkten: 1 (nicht verhandelbar), 2 (wenn es unbedingt sein muss), 3 (flexibel).
Gibt der Projektkunde alle drei Anforderungen fix vor und ist nicht verhandlungsbereit, sollten Sie das Projekt ablehnen (Grund: schlechte Rahmenbedingungen für das Projekt). Oder wollen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit als Projektleiter scheitern?
2. Änderungswünsche während der Umsetzung
Ändert der Kunde bei der Umsetzung die Anforderung, kann dies – insbesondere, wenn es häufig vorkommt – die Wirtschaftlichkeit des Projektes (Kosten) und den Endtermin gefährden.
Lösungvorschlag 1: Umgehend ansprechen
Thematisieren Sie die Problematik. Weisen Sie auf die Gefahren hin, welche dem Kunden nicht egal sein dürften.
Lösungsvorschlag 2: Vertraglich abgrenzen
Achten Sie auf die schriftlichen Abmachungen: Wer vor dem Projekt auf diese Thematik hinweist, hat es im Projekt bei Verhandlungen deutlich leichter. Ein kurzer Absatz reicht völlig aus:
Ändert der Kunde die Anforderungen, hat dies Auswirkungen auf die Kosten und den Endtermin. Die Gesamtsituation muss neu beurteilt und eingeschätzt werden.
Hier wichtig: Lassen Sie die Spezifikation offiziell abnehmen (und unterschrieben!), bevor Sie mit der Umsetzung beginnen (Spezifikation «einfrieren»).
Lösungsvorschlag 3: Agiles Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ist bei IT-Projekten bereits weit verbreitet und lässt sich in viele andere Branchen adaptieren. Weitere Informationen dazu finden Sie bei Google.
Lösungsvorschlag 4: Bürokratie einführen
Wird das Projektteam von Aussenstehenden mit Wünschen überschüttet, hilft es, engere Rahmenbedingungen zu bestimmen. So könnte man beispielsweise ein Formular für neue Anforderungswünsche einführen (inkl. finanziellem Nutzen der Anforderung). Dies ermöglicht der Projektleitung eine Kosten-Nutzen-Analyse.
Eine weitere Massnahme ist eine «Filter-Person». Sie sammelt alle Anforderungen, beispielsweise an einem zweiwöchentlichen Meeting mit Betroffenen. Die Projektleitung wird dadurch entlastet und nicht täglich mit neuen Ideen beliefert.
Wach sein und rasch handeln
Handeln Sie als Projektleitung so rasch wie möglich. Sie zeigen damit Führungsstärke, da Sie situativ agieren, bereits präventive Massnahmen ergreifen und schlussendlich damit Zeit sparen.