Wie Sie Projekte sauber abgrenzen

Projekt-System-Abgrenzung (Dominik Moser)

Projekte brauchen Grenzen. Die Systemtechnik hilft der Projektleitung, das Projekt und dessen Abhängigkeiten zu visualisieren. Zugleich zeigt es Risiken auf und bietet die Grundlage, um Synergien zu nutzen.

Um Diskussionen und Streitigkeiten über den Projektumfang im Projektverlauf zu reduzieren, hilft es, das Projekt klar abzugrenzen

Denken in Systemen

Visualisieren Sie dafür Ihre Projektgrenze als Kreis. Dies ist Ihr System. Alle Punkte innerhalb des Kreises gehören zum Projekt; alle Bereiche ausserhalb nicht (Umsysteme). Die Umsysteme beeinflussen das Projekt direkt oder indirekt, obwohl Sie nicht Teil des Projektes sind.

Ein Beispiel: Wenn Sie mit Ihrem Betrieb umziehen, ist der Umzug ein Projekt. Der Bau des Gebäudes hingegen ist ein Umsystem. Das Projekt «Umzug» ist vom Umsystem «Bauprojekt» abhängig.

Kleinstmögliches System

Zerlegen Sie nun Ihr Projekt in kleinstmögliche Systeme, Ihre Teilprojekte. Diese funktionieren für sich eigenständig und können entsprechend von Teilprojektleitenden geführt werden. Der Bau des Automotors könnte beispielsweise ein Teilprojekt des Projektes «Auto» sein.

Einflüsse einzeichnen

Verbinden Sie nun die Systeme (Teilprojekte) mit den Umsystemen, indem Sie die Einflüsse und Abhängigkeiten einzeichnen. Somit kristallisieren Sie mögliche Risiken heraus und können gegebenenfalls präventive Massnahmen planen, um das Projekt nicht zu gefährden.

Gemeinsamkeiten finden, um Synergien zu nutzen

Ermitteln Sie anhand Ihrer Systemlandkarte und Projektabgrenzung Gemeinsamkeiten, um Synergien gezielt zu nutzen. Dank diesem Schritt sparen Sie Geld, sorgen für einen Austausch über das eigene System hinweg und profitieren gegenseitig von Wissen und Erfahrungen.

Ein gemeinsames Wiki zur Hinterlegung aller Informationen wäre hierfür ein Beispiel.

Fazit: Projektgrenzen sorgen für Klarheit

Wenn Sie Projekte sauber abgrenzen, analysieren Sie zugleich mögliche Schwierigkeiten sowie Synergien, sorgen für Klarheit im Team und sichern damit den Projekterfolg.

Literatur

  • Jenny, Bruno (2005): Projektmanagement; Zürich: vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich
  • Scheuring, Heinz (2002): Der www-Schlüssel zum Projektmanagement; Zürich: Orell Füssli Verlag AG
  • Reichert, Thorsten (2009): Projektmanagement; Freiburg: Rudolf Haufe Verlag
  • Haberfellner, Reinhard et al. (2012): System Engineering; Zürich: Orell Füssli Verlag AG