Die Geschäftsleitung hat entschieden: Alle Kunden sind baldmöglichst strukturiert und zentral zu verwalten. Projektleiter für die Einführung einer geeigneten Software sind Sie.
Bereits kurz nach der internen Information über das Vorhaben, werden Sie von den unterschiedlichsten Seiten mit Wünschen, Anforderungen und Ideen bombardiert. Sie merken schnell, die Erwartungen an das abteilungsübergreifende Projekt sind riesig.
Um den Informationsberg zu bewältigen, benötigen Sie ein transparentes Konzept, um die Anliegen ohne grossen Aufwand zu strukturieren.
Mehrwert und Risiko klassifizieren
Ein geeignetes Werkzeug dafür ist die Wert-Risiko-Matrix nach Mike Cohn. Jede Anforderung wird anhand dessen Wert/Nutzen und Risiko klassifiziert und geordnet.
Wert-Risiko-Matrix nach Mike Cohn
Wann und wie dürfen Mitarbeitende mitwirken?
Kommunizieren Sie darum zu Beginn, ab wann das Mitwirken erwünscht ist und in welcher Form. Legen Sie klare Regeln fest, wie eine gewünschte Anforderung zu formulieren ist. Bitten Sie die Mitwirkenden sich, nebst dem Wunsch, auch über Risiken und den tatsächlichen (betriebswirtschaftlichen) Wert Gedanken zu machen.
Ideen und Inputs von Mitarbeitenden sind sehr wertvoll. Der geschickte Umgang mit den Anspruchsgruppen ist darum entscheidend und kann über den gesamten Projekterfolg entscheiden.
Schrittweise anpacken
Starten Sie mit den Projektanforderungen, die massgeblich zur Zielerreichung beitragen. Ein Vorgehen in einzelnen Schritten hat sich bewährt. Die Folgeprojekte und deren Risiken lassen sich besser einschätzen und bietet die Möglichkeit, gemachte Erfahrungen in der Planung zu berücksichtigen.
Ihr Teilprojekt ist so klein wie möglich, birgt jedoch trotzdem noch zu hohe Risiken? Bedienen Sie sich dem Prinzip «Divide et impera» (teile und herrsche). Starten Sie mit einem Pilotprojekt in einem kleinen Rahmen. So sammeln Sie Erfahrungen, was Ihre Risiken vermindert. Und falls ein Pilotprojekt scheitert, sind die Auswirkungen gering.