Gut geführte Projekte sind für Unternehmen überlebenswichtig. Die Chancen sind gross — genauso wie das Risiko des Scheiterns. Professionelles Projektmanagement ist darum Voraussetzung für wegweisende Projekte. Teil davon ist das Projektcontrolling.
Einer der wichtigsten Aufgaben im Projektcontrolling ist die Einführung eines Frühwarnsystems. Probleme müssen damit frühzeitig erkannt werden. Dank der Problemerkennung kann rechtzeitig reagiert werden. Grundsätzlich gilt: Je früher, desto günstiger die Korrektur.
Der Projektumfang und die Komplexität definieren den Aufwand im Controlling. Dauert ein Projekt über mehrere Wochen, ist umfangreich und bereichsübergreifend, muss das Projektcontrolling entsprechend tiefgründiger aufgegleist werden. Bei kleinen Projekten reichen oftmals wenige Kennzahlen und Indikatoren, welche stets überwacht werden.
Das Frühwarnsystem wird in der Planungsphase fest im Projekt verankert. Man unterscheidet dabei zwischen externen und internen Veränderungen. Die zu sammelnden Informationen werden gemeinsam von der Projektleitung und dem Verantwortlichen aus dem Projektcontrolling festgelegt. Berücksichtigen Sie dabei das übergeordnete Projektziel. Beide Parteien müssen ein ernsthaftes Interesse am Gelingen des Projektes haben. Nur so kann ein nutzbringendes Frühwarnsystem erarbeitet werden.
1. Informationsquellen bestimmen
Sammeln Sie zu Beginn die erfolgsentscheidenden Punkte, um Ihr Projekt mit einer Meisterleistung über die Ziellinie zu führen. Nachfolgend einige Beispiele:
- Interne Frühwarnindikatoren: Krankheitsquote, Fixkosten, Terminplan, Personalauslastung, Cashflow, …
- Externe Frühwarnindikatoren: Währungsschwankungen, Rohstoffpreise, Konjunktur, Zinsen, ….
Versuchen Sie sich auf die für das Projekt wesentlichen Werte zu fokussieren. Jede erfasste Zahl muss begründbar sein und für die weiterführende Steuerung des Projektes einen erkennbaren Mehrwert leistet. Einfachheit entlastet alle Involvierten.
2. Grenzwerte festlegen
Bestimmen Sie nun für jeden Indikator Grenzwerte. Keine Kennzahl wird sich linear entwickeln. In der Projektplanung muss darum ein Toleranzbereich bestimmt werden. Nur wenn der gewünschte Toleranzbereich über- oder unterschritten wird, muss das Warnsystem informieren.
Studieren Sie nicht zu Lange an den Grenzwerten herum. Merken Sie im Projekt, dass der Toleranzbereich nicht ideal ist, können Sie ihn immer noch anpassen. Das Werkzeug ist in erster Linie für Sie intern. Unter dem Strich muss es Ihnen helfen, das Projekt im Griff zu haben.
3. Analysieren und kommunizieren
Wie berichten Sie an die unterschiedlichen Anspruchsgruppen vom Projekt? Sprechen Sie sich bei der gemeinsamen Projektplanung ab, in welcher Form, wie häufig und an wen sich das Reporting richtet. Mögliche Varianten sind ein Statusbericht, eine Sitzung oder eine Präsentation.
Je nach Projektumfang und internen Vorschriften sind folgende Personen zu informieren:
- Projektteam: Wichtig als internes und transparentes Kommunikationsmittel
- Auftraggeber
- ev. Vorgesetzte/ Kader
- ev. Geschäftsleitung
- ev. Verwaltungsrat/ Vorstand
Beachten Sie dabei folgende Informationsgrundsätze:
- In der Kürze liegt die Würze
- Wählen Sie die Empfänger bewusst: Keine unnötigen Belästigungen
- Setzen Sie den Schwerpunkt auf die Abweichungen (positiv wie auch negativ): Alle «regulären» Informationen kann jeder in der stets aktualisierten Projektplanung nachsehen.
4. Korrekturmassnahmen einleiten und überprüfen
Bestimmen Sie, was passiert, wenn die Zielzone über- oder unterschritten wird. Eine Person oder ein Team ist zuständig für die Beurteilung der Abweichung sowie für das Ergreifen von Korrekturmassnahmen. Dazu gehört auch die anschliessende Erfolgsüberprüfung der eingeleiteten Korrekturen.
Projektverlauf im Blick
Gut geführte Projekte sind überlebenswichtig. Dank einem Frühwarnsystem behalten Sie Ihr Projekt im Blick und können eingreifen, wenn ein Grenzwert durchbrochen wird.
Noch ein Tipp zum Schluss: Starten Sie klein, mit wenigen Indikatoren! Das hilft Ihnen Erfahrungen zusammen und gibt Ihnen Zeit den tatsächlichen Mehrwert von jeder Kennzahl auf Herz und Nieren zu testen.