Mit jeder technischen Lösung entsteht die Möglichkeit, Daten zu sammeln. Kauft man ein, sammelt man Punkte. Schreibt man E-Mails, wird der Verlauf gespeichert. Setzt man Projekte um, erfährt man Kundeninformationen und speichert diese ab. Doch wohin mit all den Informationen?
Früher und heute
Früher war alles anders: Wenn man ein Produkt produzierte und es verkaufte, war es weg. Wenn ich Informationen verkaufe, stehen sie dem Verkäufer weiterhin zur Verfügung. Sie bleiben bestehen und mit jedem Tag werden es mehr. Das Datenmeer nimmt zu, ob man will oder nicht.
Informationen strukturiert ablegen oder löschen
Für den Alltag heisst das, die Informationen strukturiert zu archivieren und sich bewusst auch von überflüssigen Daten zu trennen. Jede Information kostet Geld. Sei es, indem man sie aufbewahren muss oder indem man bei der täglichen Suche nach alten Daten mehr Zeit benötigt. Insbesondere das Zweite geht oftmals vergessen.
Informationen sind wertlos und teuer, wenn man sie nicht für Entscheide nutzen kann.
Bewusst entscheiden, was bleibt und was zu löschen ist
Um Ordnung in das Datenchaos einer Unternehmung zu bekommen, überlegt man sich bei jeder Information folgende Punkte:
- In welcher Form trägt die Information zur Unternehmensstrategie bei?
Ein simples Beispiel: Das Geburtsdatum vom Kunden kann den Verkauf bei der Kundenpflege unterstützen, da eine Gratulation emotionale Gefühle weckt. Verfolgt man als Unternehmung das strategische Ziel, mit Kunden langfristige Beziehungen zu pflegen, kann das Geburtsdatum einen Beitrag leisten, das Strategieziel zu erreichen. Im Zweifelsfall eher auf die Information verzichten. - Ist die Information für die Mitarbeitenden zugänglich?
Nur verfügbare Daten helfen den Mitarbeitern. Rohdaten sind oftmals unbrauchbar oder überfordern die Fachkräfte in den Abteilungen. Es empfiehlt sich daher genau zu überlegen, wie die Daten aufbereitet werden. Beispielsweise können Grafiken unterstützen. - Ist die Information wirtschaftlich?
Sammeln auf Vorrat ist weder sinnvoll noch wirtschaftlich. Falls Daten nur vielleicht irgendwann benötigt werden, sollte man bewusst Entscheiden, ob behalten oder löschen. Überlassen Sie die Entscheidung nicht dem Zufall. Im Zweifel empfiehlt es sich, eine Systematik anzuwenden, wie mit Unsicherheiten umzugehen ist.
Beugen Sie vor, damit Ihre Unternehmung nicht von der Datenflut erstickt. Sensibilisieren Sie auch Ihre Mitarbeitenden nicht jeden Mist zu behalten. Werfen Sie Ballast ab und seien Sie offen für neue Chancen im Geschäftsalltag. Der wirtschaftliche Nutzen ist bestimmt höher.