Prozessmanagement: 10 Prinzipien für wirksame Abläufe

Strassenmarkierung (Dominik Moser)

Geschickt organisierte Organisationen sind im Vorteil: Sie sind schnell, leben einen hohen Qualitätsstandard und liefern zuverlässig. Wirksame Prozesse können einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sein. Welche 10 Prinzipien Sie befolgen müssen, damit dies gelingt, erfahren Sie jetzt.

Prinzip 1: Kontrollen vereinfachen

Kontrollen bilden oftmals Engpässe, da sie beispielsweise von einer hierarchisch höheren Stelle übernommen werden (z.B. die Genehmigung von einem Dokument).

Hilfreich ist, möglichst viele Kontrollprozesse in bestehende Tätigkeiten zu integrieren und somit als Selbstkontrolle zu gestalten. 

Einzelne Prüfungen sind möglicherweise gar überflüssig. Weitere können im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips mit einem Arbeitskollegen erledigt werden. Übergeben Sie als Chef Verantwortung; Sie motivieren damit Ihre Mitarbeitenden.

Eine weitere effektive Art ist die Teilung der Kontrolle. So kann beispielsweise ein Mitarbeiter bis Betrag XY Franken selbst einkaufen; ist ein Einkauf höher, bedarf es einer Freigabe vom Chef.

Prinzip 2: Arbeitsschritte zusammenfassen

Jede Schnittstelle zwischen Menschen birgt Risiken; entsprechend sinkt das Risiko, wenn Arbeitsschritte – wo sinnvoll und möglich – gruppiert werden.

Ein netter Nebeneffekt: Die Verantwortlichkeit lässt sich klarer zuordnen.

Prinzip 3: Mehrere Prozesse anstelle von einem komplexen Ablauf

Einfache und klare Prozesse erleichtern die Arbeit. Falls es komplexer wird, gibt es die Möglichkeiten, Prozessvarianten zu entwickeln. So kann es beispielsweise einen Einkaufsprozess für kleinere Beschaffungen geben und einen komplexeren Prozess für Grossbeschaffungen.

Diese Trennung hilft zugleich bei der Personalplanung: Setzen Sie die teuren Fachspezialisten für die komplexen Prozesse ein.

Prinzip 4: Parallel arbeiten

Wenn Sie Arbeitsschritte parallel erledigen können, nutzen Sie dies. Der Kunde wird Ihnen danken, da sich die Durchlaufzeit verkürzt.

Prinzip 5: Lager reduzieren

Reserven werden gerne angehäuft, um Probleme zu verdecken. Man hat Angst, etwas könnte nicht funktionieren und sorgt darum vor. Dies ist teuer (gebundenes Kapital) und unnötig, wenn das Prozessmanagement stets weiterentwickelt und verbessert wird.

Wer die Zwischenlager abbauen will, muss die Ursachen für die Sicherheitsreserven kennen und das Problem bei den Wurzeln in Angriff nehmen.

Prinzip 6: Durchlaufzeiten verkürzen

Kein Kunde wartet gerne. Ermitteln Sie darum die aktuelle Durchlaufzeit und legen Sie ein Zielwert fest.

Reduzieren Sie anschliessend mit guten Ideen die Zeiten innerhalb jedes Arbeitsschrittes und insbesondere auch in den Übergabe- und Wartephasen.

Mögliche Ursachen für hohe Durchlaufzeiten sind ungeplante Tätigkeiten, zu hohe Arbeitsteilung, dringende Aufträge, Bürokratie etc.

Prinzip 7: Unnötige Transporte

Jeder Transport kostet Zeit und damit Geld. Welche Wege geht ein Produkt oder ein Papier? Geht es einfacher? Würde der Weg kürzer, wenn Maschinen, Geräte und Materialien umplatziert werden?

Ein weiterer Grund für unnötige Transporte sind Zwischenlager. Würde der Auftrag sofort weiterverarbeitet, sparen Sie sich den Weg zum Lager und zurück.

Prinzip 8: Bestellte Menge im Griff

Vermeiden Sie chronische Überproduktion! Egal ob Materialien oder Information. Die Lagerung von Gütern kostet.

Erstellen Sie das Produkt erst, wenn tatsächlich eine Bestellung eingegangen ist. Dies gilt in der Produktionshalle wie auch in der Geschäftsleitung. Wie viele Auswertungen werden in Unternehmen täglich oder monatlich erstellt, welche jedoch kaum beachtet werden.

Damit Sie umgehend produzieren können, wenn bestellt wird, müssen die Prozesse auf diese Art des Arbeitens ausgerichtet sein. Der Aufwand dafür lohnt sich, da Sie die Überproduktion einsparen.

Prinzip 9: Ressourcen klug nutzen

Mensch, Maschine, Immobilien, et cetera sind teuer, wenn sie ungenutzt oder schlecht ausgelastet sind. Investieren Sie darum in die Planung, um Ihre Ressourcen optimal einzusetzen.

Achten Sie darauf, dass die Ressourcen – beispielsweise die Kundenbeziehungssoftware – korrekt genutzt werden. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden.

Schlecht genutzte Ressourcen reduziert das Ergebnis, obwohl mehr möglich wäre. Entsprechend investieren Sie in mehr Ressourcen, anstatt die Vorhandenen intelligent auszulasten.

Prinzip 10: Ergonomie

Ergonomische Arbeitsplätze halten Ihre Mitarbeitenden gesund. Entsprechend werden sich die Krankheitstage reduzieren. Die Prozesse können daher wie gewohnt abgewickelt werden, was wiederum Ihren Kunden entgegen kommt.

Und Ihre Kunden lieben Sie

Wer schnell ist, zuverlässig liefert und hohe Qualität garantiert, ist der Kundenheld. Werden Sie zum Helden Ihrer Kunden, indem Sie Ihre Organisation geschickt organisieren. Nutzen Sie den Wettbewerbsvorteil «Prozessmanagement» und überlassen Sie ihn nicht der Konkurrenz.