Lean Health Care: Kaizen, die Reise zur Exzellenz

Kaizen
ist kein Ziel, sondern eine Reise;
ist kein Sprint, sondern ein Marathon;
ist keine Aufgabe, sondern eine Einstellung;
ist das Einfache, was schwer zu machen ist.
unbekannt

Wer die eigene Arbeitsweise verbessern will, muss den Bürosessel verlassen: Starten Sie mit Ihrem Team die Kaizen-Reise. Doch was ist Kaizen und nützt es? 

Was ist Kaizen?

Kai bedeutet «Veränderung, Wandel»; Zen heisst «zum Besseren» (auf Japanisch). Entsprechend geht es bei Kaizen um die «(Ständige) Veränderung zum Besseren».

Für Organisationen kann Kaizen ein Wettbewerbsvorteil sein, welcher sich kaum kopieren lässt. Dies, da der Betrieb dank vielen kleinen Verbesserungsversuchen stets besser wird. Vorausschauend handeln anstelle von Notfall-Reaktionen.

Kaizen kommt ursprünglich aus der Autoindustrie.

Die Mitarbeitenden sind Experten und setzen die eigenen Verbesserungsideen um, damit die Organisation sich kontinuierlich zum Besseren entwickelt.

Ziele sind Geschwindigkeit und Qualität

Primär soll mit Kaizen die Kundenzufriedenheit erhöht werden. Entsprechend zielen Kaizen-Organisationen auf folgende Verbesserungschancen:

  • Steigerung der Qualität
  • Steigerung der Geschwindigkeit
  • Reduktion der Kosten

Der aktuelle Zustand kann immer verbessert werden. Da die Kundenzufriedenheit steigt und sich der Betrieb laufend verbessert, wirkt sich dies positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus.

Prozessorientierung

Anstelle der reinen Ergebnisorientierung achtet die Kaizen-Organisation auch auf den «Weg zum Ziel» (Prozess) und verhindert damit frühzeitig allfällige Mängel.

Arbeitsschritte werden standardisiert und dokumentiert. Dies ist wichtig, damit alle Kunden von hoher Qualität profitieren und nicht nur jene, welche von erfahrenen Personen betreut werden.

Verbesserungsvorschläge werden getestet und falls erfolgreich, als Standard implementiert. Genauso lernen die Organisationen aus Fehlern, welche je nur einmal auftreten soll.

Erst wenn die Standardisierung einer Verbesserung abgeschlossen ist, sollen neue Optimierungsmassnahmen geplant werden.

Alle sind Kunden

Der wohl wichtigste Grundsatz ist, alle als Kunden zu betrachten. Entsprechend gibt es interne und externe Kunden. So ist beispielsweise der Aufwachraum eines Spitals der interne Kunde des Operationssaals.

Kleine Schritte zum Besseren

Je kleiner eine Verbesserung desto einfacher die Umsetzung. Ziehen Sie darum kleine Veränderungen den Grossen vor: Auch wer kleine Anpassungen vornimmt, kann Erfolge feiern.

Nicht perfekt, aber besser als heute

Es muss nicht die perfekte Lösung sein, um ein Problem zu lösen. Es reicht, wenn es morgen besser ist als heute. Lieber kleinere Verbesserungen als Stillstand.

Vielleicht muss ich gar unterschiedliche Lösungsvarianten ausprobieren, damit ich weiss, welche Variante die Beste ist. Dies kann dazu führen, dass einzelne Massnahmen gar schlechter abschneiden als der Ist-Zustand und damit kurzfristig einen Rückschritt bedeuten.

Trotzdem ist die Erfahrung wertvoll. Sie werden klüger und wissen, dass Sie diese Lösungsvariante verwerfen können.

5S-Schritte

Die 5S-Schritte helfen bei der Neuplanung und Verbesserungen von Kaizen-Arbeitsplätzen:

  1. Schaffe Ordnung (Seiri): Unnötiges aus dem Arbeitsbereich entfernen.
  2. Sinn für Sauberkeit (Seiso): Den Arbeitsplatz sauber halten.
  3. Stelle alles an den richtigen Platz (Seiton): Die notwendigen Arbeitsmaterialien ordnen.
  4. Standardisieren (Shitsuke): Den kontinuierlichen Verbesserungsprozess mit den 5S-Schritten als Standard integrieren. Checklisten erstellen.
  5. Selbstdisziplin (Seiketsu): Bleiben Sie am Ball. Übernehmen Sie Verantwortung für die stetige Verbesserung der Organisation.

Verschwendung, Überlastung und Unregelmässigkeiten aufspüren und eliminieren

Folgende drei Punkte schaden der Gesundheit des Betriebs und sollten Sie darum vermeiden:

  • Überlastung der Mitarbeiter und Maschinen (Muri)
  • Unregelmässige Prozesse (Mura)
  • Verschwendung (Muda)

Was ist jedoch «Verschwendung»? Die Antwort ist einfach: Alles, was nicht zur Wertschöpfung beiträgt. Oder: Wofür zahlt der Kunde Geld?

Es gibt sieben Arten von Verschwendung:

  • Überproduktion
  • Bestände und Lager
  • Fehler und Korrekturen
  • Transporte
  • Wartezeit von Mitarbeitenden und Prozessen
  • Umständliche Bewegungen (Ergonomie)
  • Überbearbeitung (Zusätzliches, welches der Kunde nicht wünscht und bezahlt).

Insbesondere in Dienstleistungsbetrieben wie dem Gesundheitswesen kommt ein weiterer wichtiger Punkt dazu: Fähigkeiten und Kompetenzen von Mitarbeitenden falsch respektive schlecht einsetzen und nutzen.

Kaizen ist eine Reise

Kaizen ist kein Ziel; Kaizen ist eine Reise. Packen Sie Ihren Rucksack und begeben Sie sich auf den Weg zur Exzellenz.