Arbeiten mit Kanban: Mehr Fokus, weniger Verzettelung

Kanban-Karte

Ziel der Arbeitsweise nach Kanban ist, die Durchlaufzeit einzelner Aufgaben zu verbessern. Dies ist möglich, wenn parallele Aufträge reduziert werden und sich Mitarbeitende stattdessen fokussieren.

Probleme und Engpässe werden mittels Kanban schneller sichtbar, da unangenehme Arbeiten kaum mehr aufgeschoben werden können und der Arbeitsstand für alle transparent ist.

Kanban-Board

Visualisieren Sie Prozessschritte für alle Mitarbeitenden auf einem Kanban-Board. Jeder Auftrag wird auf einem Post-it-Zettel notiert und durchquert das Kanban-Board von links nach rechts. 

Arbeiten im System begrenzen

Begrenzen Sie die Aufgabenanzahl für den Gesamtprozess und alle einzelnen Prozessschritte. Wenn beispielsweise zwei Vorprojekte zugelassen sind, darf nicht eine dritte Projektidee verfolgt werden, bevor eines der Vorprojekte weitergereicht wurde. Hat eine Arbeitsstation freie Kapazität, holt diese den nächsten Auftrag beim vorherigen Prozessschritt ab (Pull-Prinzip).

Das Ziel ist, die Gesamtanzahl der Kanban-Karten auf ein Minimum zu reduzieren.

Begriffe und Regeln klären

Zusammen gilt es Regeln und Begriffe zu klären, damit alle dasselbe verstehen. Was heisst „fertig“? Ebenso muss geklärt werden, wie Arbeiten priorisiert werden, wenn mehrere zur Erledigung bereitstehen.

Grundsätzlich gilt: Der Prozessschritt nach mir ist mein Kunde und urteilt, ob er mit der Auftragserfüllung zufrieden ist.

Controlling

Die Mitarbeitenden messen stets die Arbeitsorganisation, um laufend Optimierungen am Prozess vorzunehmen. Dies steigert einerseits die Verlässlichkeit und motiviert andererseits die Mitarbeitenden, da sie selbst Verbesserungen einbringen und umsetzen können.

Fazit: Mehr Fokus, weniger Verzettelung

Mit Kanban ist es einfacher, den Überblick zu behalten und zugleich spürbare Fortschritte zu erzielen. Die Konzentration und Motivation nimmt zu, da Mitarbeitende sich auf klare Aufträge fokussieren können und weniger mit Pendenzen-Priorisierung beschäftigen müssen.