Die Euphorie der einen ist das Leid der anderen – über Merkblättern, Regeln und Weisungen in der Pflege

Stolz, mit geschwellter Brust, verschickt Lena Zollinger ihr soeben erstelltes Merkblatt zum Thema «Fieber messen bei Säuglingen» an alle Pflegenden des Hauses. Alle sollen sehen, dass sie gearbeitet hat; auf dem Intranet würde es kaum jemandem auffallen – zumindest nicht, bis Fragen zum Thema auftauchen und danach gesucht wird.

Die Bürokratie nimmt stets zu – und alle Ärgern sich darüber

Obiges Beispiel und ähnliche Aktionen sind in vielen Gesundheitsbetrieben ein Problem. Jeder fühlt sich berechtigt, Weisungen, Regeln und Merkblätter zu erstellen. Grundsätzlich sind solche Initiativen löblich, solange alle Informationen an einem Ort (z.B. Intranet) verwaltet und fortlaufend aktualisiert werden.

Gut fürs Ego, aber schädlich für den Betrieb

Die Information per E-Mail seitens Lena Zollinger ist egoistisch. Sie will sich mitteilen, auf Kosten der Zeit anderer, zu einem Zeitpunkt, an welchem das Thema für viele gar nicht aktuell ist.

Die vergessenen Kosten

Studieren alle Pflege-Mitarbeitenden das E-Mail mit Merkblatt durchschnittlich 30 Sekunden, sind dies bei 500 Pflegenden rund 250 Minuten oder über einen halben Arbeitstag. Werden nun wöchentlich im Schnitt drei neue Dokumente verschickt, sind dies eineinhalb Arbeitstage – plus Unzufriedenheit und E-Mail-Stress, welcher sich kaum berechnen lässt. So würden die Pflege summiert 78 Arbeitstage im Jahr Merkblätter, Weisungen und Regelwerke lesen. Was für eine Vergeudung. Und wer erinnert sich schon an all die Dokumente?

Professionelles Informationsmanagement mit einfachen Regeln

Darum hier einige Regeln, wie die Bürokratie im Spital, Heim und der Spitex reduziert werden kann und Sie professionell mit Informationen umgehen:

  • Im Zweifel gegen die Bürokratie entscheiden; stattdessen miteinander reden.
  • Für jedes Merkblatt, Regelwerk oder jede Weisung ist der Autor verantwortlich und sorgt dafür, dass das Dokument stets auf dem aktuellen Stand ist (Überprüfung mind. einmal jährlich).
  • Merkblätter, Weisungen und Regeln dienen der Standardisierung des Betriebs und sind damit einem Prozess zugeordnet. Sie dienen direkt oder indirekt den Patienten (und nicht einzelnen Mitarbeitenden).
  • Die Prozesslandkarte mit allen Prozessen und Dokumenten ist für alle zugänglich im Intranet publiziert und stets auf dem neusten Stand.
  • Änderungen werden im Intranet aktualisiert (kein Versand von E-Mails). Über Neuerungen eines Notfall-Konzeptes wird im Intranet prominent hingewiesen (z.B. unter News).
  • Neue abteilungs- und bereichsübergreifende Dokumente müssen einen signifikanten Mehrwert für Patient und Betrieb bieten und vom Prozessmanagement-Verantwortlichen des Spitals, Heims oder der Spitex freigegeben werden.

Stop!

Es muss aufhören, mit dem Wildwuchs an Regeln, Merkblättern und Weisungen! Auch die E-Mail-Flut ist zu reduzieren, damit die Produktivität steigt. Lena Zollinger ist nur ein Beispiel. Wir müssen aktiv gegen die Bürokratisierung ankämpft, um Zeit, Nerven und Geld zu schonen. Die Mitarbeitenden werden Ihnen danken.