Kaum wächst ein Verein oder ein Unternehmen, steigt die Datenflut. Die Kunst besteht darin, das Wesentliche vom Datenabfall zu unterscheiden. Wichtig sind jene Informationen, welche die Organisation bei der Zielerreichung unterstützt. Sammeln auf Vorrat kostet Zeit und vernebelt die Essenz aller Information.
Das Sammeln von Informationen ist heute leicht. Zahlreiche Applikationen unterstützen einem dabei. Für Kleinbetriebe und kleine Vereine reichen meist die Office-Programme, um diese zu verarbeiten. Für grössere Datenmengen in Vereinen und Unternehmen empfiehlt sich eine professionelle Datenbank-Lösung.
Für Unternehmen gibt es dafür Customer Relationship Management (CRM) Systeme. Kunden, Partner und potenzielle Kunden sind darin erfasst. In der Software verknüpft sind zudem weitere Informationen wie Bestellungen, Korrespondenz, Rechnungen, Marketingaktivitäten bis hin zu Controlling-Instrumenten.
Der Mehrwert ist die Informationsvernetzung.
Zunehmende Probleme bei grossen Vereinen
Wie bei wachsenden Unternehmen stellt die Informationsflut auch bei aufstrebenden Vereinen ein zunehmendes Problem dar. Bekannte Ärgernisse sind:
- Zunehmender administrativer Aufwand
- Probleme beim Generieren von Serienbriefen
- Datensicherung (inkl. Backup ausser Haus)
- Doppelspurigkeit, da einzelne Programme meist nur einen Zweck erfüllen.
- Umständliche Amtsübergabe (Chargenübergabe)
Der Wechsel zur All-in-one-Lösung
Mit AlumniTools bieten wir speziell für Vereine wie Alumni-Organisationen eine Software, die diese bekannten Probleme löst und zugleich die Arbeit massiv vereinfacht.
Die Mitgliederanzahl der ETH Alumni hat sich auf 20’000 Mitglieder verdoppelt, bei gleichbleibender Anzahl an Mitarbeitenden in der Geschäftsstelle – dank geschicktem Prozessmanagement und der Software-Lösung AlumniTools.
Vereine leben von Aktivitäten rund um die Mitglieder. Business Events, Turniere, Besichtigungen, Reisen und Vorträge sind nur einige der zahlreichen Vereinsaktivitäten. Das Netzwerk will gepflegt sein, sonst stirbt es. Kluge Köpfe, die Neues anreisen sind dafür unerlässlich.
All den administrativen Kram lässt sich in standardisierte Prozesse gliedern. Diese gilt es anschliessend zu automatisieren. Wenige kluge Denker und Koordinatoren reichen aus, um den Verein administrativ zu verwalten.
Vorteile einer professionellen Software-Lösung für Vereine
Anhand von AlumniTools möchten wir Ihnen die möglichen Vorteile aufzeigen. Je nach Software-Anbieter sollten die Punkte zur Sicherheit individuell geprüft werden:
- Automatische Datensicherung (Backup) in einem professionellen Rechenzentrum durch den Anbieter der Lösung.
- Verschlüsselter Datenzugriff von jedem Computer mit Internetzugang.
- Alle Daten und Backup in einem Datenzentrum in der Schweiz (Basel).
- Problemlose Bewältigung von grossen Datenmengen (> 1’000 Personen) im Vergleich zur Serienbrief-Funktion von Word oder alternativen Web-Applikationen für kleine Vereine wie ein Tennisklub.
- Support- und Entwicklungsteam aus einem Büro in der Schweiz (Uetikon am See).
- Von Weiterentwicklungen profitieren alle Kunden (keine Release-Kosten).
- Mitglieder können ihre Daten auf dem Portal selbst verwalten (automatischer Datenabgleich mit der Administration)
- Erfahrungen von anderen Kunden fliessen in die Produktentwicklung ein.
- Jeder Kunde finanziert mit. Dank Lizenzgebühren lassen sich die Gesamtkosten aufteilen, im Vergleich zu einer Individualentwicklung.
- Keine zusätzliche Infrastruktur: Computer und Internet reichen aus, um die Lösung zu nutzen.
- Spezifische Inhalte für Ihren Bereich: Beispielsweise sind bei AlumniTools Informationen rund um das Studium in der Lösung bereits integriert.
Information ist überall. Die Informationstechnologie (IT) stellt zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung, um die Informationsflut zu bewältigen. Gerade für professionell geführte Vereine und Unternehmen wird früher oder später eine spezifische Brachenlösung unerlässlich. Nur so bleibt Zeit für Ihre Kernkompetenz.