Hat man als Teamleiter den Überblick über seine Abteilung verloren, wird jede Entscheidung zur Qual. Gute Entscheide hingegen lassen sich erklären.
Entscheiden gehört zur Aufgabe jeder Führungsperson. Das Controlling unterstützt, indem es die aktuelle Firmensituation verfolgt, den Zielen gegenüberstellt und mögliche Zukunftsszenarios ableitet.
Im Gesundheitswesen sind Fachkräfte rar. Spitäler und Heime müssen langfristig planen und heute richtig entscheiden. Doch wie führt man ein Personalcontrolling ein, damit ich richtig entscheiden kann?
Datenfriedhof vermeiden
Was will ich mit dem Personalcontrolling erreichen? Ist ein Team überaltert? Fehlt in einer Abteilung Nachwuchs? Vernachlässigen wir die Weiterbildung? Wie lange bleibt ein Mitarbeiter durchschnittlich im Betrieb?
Das Führungsteam muss wissen, was es braucht, für die Entscheide. Es reicht, wenn zu Beginn eine Handvoll Kennzahlen (Indikatoren) in einem IT-System aufbereitet werden.
Wichtig: Der Nutzen jeder Kennzahl ist sofort verständlich. Zusatzinformationen wie strategische Überlegungen sind bei der Kennzahl vermerkt. Erklären Sie weiter, wie jeder Wert berechnet und aufbereitet wird.
Bewährt sich eine Kennzahl in der Praxis nicht, ist sie zu entfernen. Nur so bleibt das Werkzeug übersichtlich und angenehm zu bedienen. Dasselbe bei sich verändernden Anforderungen. Führt man eine neue Kennzahl ein, sollte man kritisch fragen, was sich dafür entfernen lässt. Ein Datenfriedhof ist zu vermeiden.
Mögliche Kennzahlen (Indikatoren)
Einführen könnte man das Personalcontrolling in Gesundheitswesen mit folgenden Kennzahlen:
- Personalbestand nach Fähigkeit und Ausbildung: Sind im Team die gewünschten Fähigkeiten und Fachpersonen vorhanden (Skill- und Grade-Mix)? Gibt es wertvolle Sekundärkompetenzen?
- Personalbestand nach Alter: Wie entwickelt sich ein Team demografisch (Alterspyramide)? Wird in fünf Jahren die Hälfte der Fachkräfte pensioniert?
- Personalkosten: Was kosten mich die Mitarbeitenden (im Vergleich zu ähnlichen Abteilungen)?
- Absenzen (Unfall, Krankheit): Wie häufig bleiben Fachkräfte der Arbeit fern? Überlasten wir unsere Mitarbeitenden?
Bei ähnlichen Teams wie der Pflege lohnt es sich, zu vergleichen (Benchmark). Spricht man zudem mit anderen Abteilungsleitenden, erfährt man gegenseitig neue Idee, Erfahrungen und mögliche Wege für die Zukunft. Das wiederum bringt das Spital oder Heim als Ganzes weiter.
Nicht nur Zielvorgaben und Kontrolle: Chefs begleiten und coachen
Will man Teamleitende von qualvollen (Personal-)Entscheidungen befreien, braucht es Unterstützung. Gibt eine Geschäftsleitung nur Ziele vor, greift dies zu kurz. Es ist Aufgabe der Controller die Führungskräfte mit Information zu versorgen und zu beraten.
Schult und unterstützt man die Führungskräfte, erleben Sie den Nutzen der Werkzeuge selbst. Erlebtes verankert sich, nur Gehörtes geht vergessen.
Weiter erfahren die Verantwortlichen des Personalcontrollings Rückmeldungen wie Unsicherheiten und Verbesserungsvorschläge. Nimmt man diese ernst und nutzt sie für die Weiterentwicklung, gewinnt das Personalcontrolling an Akzeptanz.
Bei jeder Entscheidung bleibt die Qual der Wahl. Einfacher wird es nur, wenn man mit Informationen abwägen kann. Für das Personalmanagement bildet das Personalcontrolling dessen Grundlage.