Jeder Autofahrer weiss: Die Aufmerksamkeit nimmt pro zusätzlich gefahrene Minute ab. Die Konzentration lässt nach. Je länger, desto extremer.
Mit Informationen ist es ähnlich. Ein E-Mail beantworten ist ein Kinderspiel. Man schenkt der Nachricht die volle Beachtung. Zum Vergleich: Muss ich 30 E-Mails beantworten, drei Berichte gegenlesen und werde während dessen von fünf Telefonanrufen gestört, nimmt die Aufmerksamkeit pro Aufgabe ab. Jede Information frisst Aufmerksamkeit.
Was Information frisst, ist doch offensichtlich: Es frisst die Aufmerksamkeit seiner Empfänger. Deswegen erzeugt ein Reichtum an Information, eine Armut an Aufmerksamkeit und ein Bedürfnis diese Aufmerksamkeit effizient auf den Überfluss an Informationsquellen zu verteilen, von der sie gefressen werden. Herbert Simon
Die Gefahr der Verzettelung
Beim Autofahren kann ich eine Pause einlegen und meine Batterien neu aufladen. Mit Informationen geht das nicht. Die Informationsmenge weltweit nimmt mit jeder Millisekunde zu — ob man will oder nicht. Entsprechend ist die Gefahr gross, das Wesentliche aus dem Auge zu verlieren.
Die Lösung: Bereichsübergreifende Kanalisierung durch die Geschäftsleitung
Das Management ist in der Pflicht, Information zu kanalisieren. Organisationen brauchen individuelle Leitblanken, welche Informationsart, wohin fliessen soll. Es muss klar sein, wo Information entsteht, wer diese braucht, wofür und in welcher Form. Nur wen das gelingt, bleibt den Mitarbeitern Zeit für fokussiertes Arbeiten. Und nur wer fokussiert arbeitet, kann Ziele effizient erreichen.
Jemand muss das Problem lösen
Wenn die verantwortlichen Manager nicht ganzheitlich entscheiden, muss sich der Mitarbeiter tagtäglich damit herumschlagen. Die Geschäftsleitung hätte es jedoch in der Hand, bereichsübergreifende Grundlagen zu schaffen, um die Informationsflut pro Mitarbeiter einzudämmen. Übernimmt man die Verantwortung nicht, bleiben die Angestellten im Informationschaos zurück. Die Folge: Täglich müssen Angestellte Informationen neu beurteilen. Die damit vergeudete Aufmerksamkeit würden sie lieber in ihre Arbeit investieren.
Information ist nie rar. Manager, welche dies erkennen, befreien Angestellte vom Informationsüberfluss und bieten damit Freiräume für fokussierte Zielerreichung. Ähnlich beim Autofahren: Wenn man sich bewusst Pausen nimmt, ist die Fahrt danach bestimmt konzentrierter und sicherer.